Les quinze secrets de la gestion du temps

Peu avant l'été, Médecins en difficulté a organisé un webinaire[1] sur le time management, ou "gestion du temps". Vous n'avez pas eu le temps de l'écouter? Nous vous en résumons l'essence.

Il n'y a rien de plus précieux, et de plus rare, que le temps. Pour prévenir le stress et ses effets nuisibles, la gestion du temps est un must. Le Dr Herwig Van Dijck et le Pr Lien Dossche ont rassemblé les idées, les trucs et astuces les plus éprouvés pour Médecins en difficulté. En toute connaissance de cause: Herwig Van Dijck, senior consultant à l'UZ Antwerpen, enseigne la gestion du temps à l'Institut de la Politique sanitaire de la KU Leuven et est coauteur du livre Succesvol arts zijn ("Être un médecin à succès", NdlR). Lien Dossche, néphrologue pédiatrique, professeur et chercheuse à l'UGent, mère de trois enfants, cumule avec succès toutes ces tâches. Elle familiarise les médecins spécialistes en cours de formation avec la gestion du temps. Son postulat? Vous ne pouvez pas changer grand-chose à la multitude des tâches, mais vous avez un impact sur la façon dont vous les gérez.

Celui qui commence par remplir de sable un bocal ne peut plus y ajouter de cailloux. Il faut inverser la manoeuvre.

Voici leur quinze conseils essentiels.

1. Connaissez-vous

À quoi souhaitez-vous consacrer votre précieux temps? Vous fixer des objectifs vous aide à définir des priorités. Prenez conscience de vos points forts: vous acquitter des tâches dans lesquelles vous excellez coûte moins de temps et d'efforts. Connaissez vos valeurs: le sentiment de faire quelque chose que vous jugez important vous protège du burn-out. Connaissez vos passions: essayez de maintenir un équilibre entre ce qui vous insuffle de l'énergie et ce qui vous en coûte, au travail comme à la maison.

2. Dois-je faire ça immédiatement?

Une bonne organisation au sein de votre cabinet peut vous faire gagner beaucoup de temps. Plongez-vous dans un modèle de management comme RACI (répartition des rôles entre le responsable, l'approbateur, le consulté et l'informé) ou les "Six W's" afin de déterminer qui, quoi, comment, où, pourquoi et quand. Voici un truc simple à appliquer quand vous êtes submergé et que vous éprouvez du mal à déterminer des priorités: posez-vous cinq fois la question suivante en soulignant chaque mot. "Dois-je faire ça immédiatement?" Si la réponse à une des questions est négative, cela signifie que cette tâche ne constitue pas un must, que vous pouvez la déléguer, que ce n'est pas le bon moment ou que vous devez vous occuper d'autre chose.

3. Les cailloux puis le sable

Après avoir décidé ce que vous allez faire, encore faut-il agir efficacement. Celui qui commence par remplir de sable un bocal ne peut plus y ajouter de cailloux. Il faut inverser la manoeuvre. Acquittez-vous donc des principales tâches et casez les moins importantes dans les périodes intermédiaires.

La "matrice d'Eisenhower" peut vous aider à mettre de l'ordre dans votre liste de tâches. Vérifiez chaque tâche: est-elle urgente ou non, importante ou non? Attaquez-vous sans tarder à ce qui est important et urgent. Planifiez ce qui est important mais dénué d'urgence. Déléguez ce qui est urgent mais pas très important. Et laissez tomber ce qui n'est ni urgent ni essentiel.

4. Échouer à planifier, c'est planifier d'échouer

Planifiez de manière proactive dans votre agenda ce que vous voulez faire au lieu d'agir en fonction de ce qui arrive. Getting Things Done de David Allen constitue une bonne méthode. Effectuez un planning réaliste en vous octroyant suffisamment de plages. Subdivisez les grands projets avant de les planifier.

5. Eat that frog

Surmontez votre tendance à la procrastination en réfléchissant soigneusement au moment auquel vous allez vous attaquer à telle tâche. Réservez les plus difficiles aux moments où vous avez le plus d'énergie. Commencez par l'occupation qui vous rebute le plus. Pour y parvenir, travaillez sur une tâche pendant une période de temps définie et récompensez-vous par la suite. Eat that frog. La procrastination est souvent liée à la peur de l'échec.

6. Flow

Vous n'aurez jamais suffisamment de temps pour "tout" faire. Il est essentiel d'opérer des choix (voir le point 1). Acceptez cette situation et concentrez-vous sur ce que vous faites. Notre cerveau n'est pas fait pour le multitasking. Avec un peu de chance, vous prendrez le bon pli.

7. Écrivez-le

Une partie essentielle de Getting Things Done: un carnet - ou un autre système - qui constitue votre mémoire externe, afin de vous éviter de tout devoir retenir. Veillez à l'avoir toujours en poche et écrivez-y tout ce qui vous passe par la tête, des petites idées aux grands projets, qu'il s'agisse de votre travail ou de votre vie privée. Planifiez le temps nécessaire pour identifier et programmez les actions suivantes en fonction de ce carnet.

8. Restez maître de votre messagerie

Dégagez un moment tranquille pour traiter vos e-mails. Répondez immédiatement si c'est possible endéans les deux minutes. Écrivez dans votre agenda les tâches transmises par ces e-mails. Il existe des formations pour gérer plus efficacement les courriels. Supprimer les alertes et les pop-ups vous évite d'être constamment déconcentré.

9. Évitez les réunions

Ne participez à des réunions qu'en cas d'absolue nécessité. Préparez-les soigneusement, avec un agenda clair, et veillez à ce qu'elles se déroulent efficacement.

10. Apprenez à dire "non"

Osez dire "non" à vos collègues comme à vos patients. Expliquez pourquoi vous ne pouvez pas accéder à leur requête et offrez-leur une alternative, si possible. Un conseil de lecture: Busy. How to thrive in a world of too much de Tony Crabbe et No is a complete sentence de Megan Leboutillier.

Gardez ceci à l'esprit: ne remplacez pas quelqu'un d'autre. On ne fait pas toujours appel à vous.

11. Apprenez à déléguer

En déléguant une tâche, concluez des accords selon le principe SMART - l'objectif est-il spécifique, mesurable, acceptable, réaliste et la date butoir est-elle claire? - puis lâchez prise.

12. Groupez

Acquittez-vous à la chaîne des tâches similaires: courriels, coups de fil, administration... Essayez de prévoir des périodes thématiques quotidiennes et hebdomadaires.

13. La règle des deux minutes

Faites immédiatement tout ce qui prend moins de deux minutes. L'inscrire dans votre agenda prendrait plus de temps.

14. Organisez votre lieu de travail

Appliquez au travail les principes de lean management. En résumé: éliminez tout ce qui est superflu et regroupez les choses similaires.

15. Le calme est une de vos meilleures armes

Même si votre agenda est chargé, octroyez-vous suffisamment de temps pour vous détendre, bouger et dormir. Sinon, vous en paierez le prix, tôt ou tard.