Innatify en soutien RH
Un nouveau système de gestion des effectifs infirmiers aux Cliniques de l'Europe
Innatify, c'est le nom du nouveau système de gestion des effectifs infirmiers utilisé aux Cliniques de l'Europe. La plateforme automatise une partie de la gestion des remplacements, anticipe les tensions liées à leur gestion et aide les responsables infirmiers à trouver plus rapidement les renforts disponibles. Résultat, 2.450 heures de tâches administratives supprimées chaque année et l’équivalent de 4.400 heures d’analyses supplémentaires rendues possibles.
Aux Cliniques de l’Europe, une partie du casse-tête quotidien de la gestion des effectifs infirmiers est désormais automatisée. La plateforme Innatify rassemble les données utiles pour identifier les besoins de renfort et proposer les profils disponibles les plus adaptés, sans retirer la décision finale aux responsables de terrain.
Nombre de patients, charge et intensité des soins, disponibilité du personnel, compétences, restrictions et préférences : ces informations sont croisées afin de repérer les unités sous tension et les possibilités de remplacement, en interne comme en externe.
Jusqu’ici, les responsables infirmiers devaient reconstituer eux-mêmes la situation à partir de données dispersées dans onze systèmes, rapports et processus. L’outil les rassemble désormais dans une vue unique et actualisée et automatise une partie du reporting, réduisant notamment les manipulations dans Excel.
2.450 heures de gestion récupérées
La plateforme est aujourd’hui utilisée par quatre managers de soins et plus de 30 infirmiers en chef. Pour les managers, elle permettrait de récupérer environ une heure par jour auparavant consacrée à collecter les données sur les effectifs et la charge de travail.
À l’échelle du management infirmier, les Cliniques de l’Europe évaluent à environ 2.450 heures par an le temps ainsi libéré pour l’accompagnement des équipes et les soins. Certaines tâches administratives ont été supprimées plutôt que déplacées vers une autre étape du processus.
L’outil apporte également l’équivalent de 4.400 heures annuelles de capacité d’analyse supplémentaire pour anticiper les tensions, suivre les besoins et analyser les ressources disponibles.
Lorsque des capacités internes existent, Innatify identifie dans 90,5 % des cas un remplaçant parmi les dix profils considérés comme les plus adéquats.
« Nous automatisons la collecte et le croisement des informations, pas la décision », insiste Scott Russell, fondateur et CEO d’Innatify. Les managers de soins et les infirmiers en chef restent seuls décisionnaires de l’affectation.
Des tensions visibles deux mois à l’avance
L’enjeu dépasse la seule réduction de la charge administrative. Dans un contexte de pénurie infirmière, la plateforme doit aussi permettre de repérer plus tôt les difficultés d’effectifs en tenant compte de la charge de travail, des compétences et des préférences du personnel.
« Pour la première fois, nous pouvons voir les tensions liées aux effectifs se profiler jusqu’à deux mois à l’avance et commencer à les résoudre avant qu’elles n’atteignent le terrain », indique Saskia Liessens, manager de soins aux Cliniques de l’Europe.
Pour Lieven Mangelschots, directeur Soins & Qualité, l’objectif est de « mieux mobiliser les compétences disponibles » tout en libérant du temps pour le management et les soins.